Tienen un modelo de RFP para diseños web?

Esta plantilla fue diseñada para organizaciones y empresas que estan por comenzar su proyecto de desarrollo Web y están por presentar un RFP para solicitud de cotizaciones al mercado.  Ha sido adaptado de presentaciones y seminarios en  NPower (formerly Technology Works for Good) y la serie de talleres de la Administración para el Negocio Pequeño S.C.O.R.E. y es ofrecido como un servicio público.

Fuente en inglés:  Emerald Strategies

1. DESCRIPCIÓN, META Y OBJETIVOS DEL SITIO WEB
a. Describa el projecto Web que desea realizar.
b. Qué problemas le resolverá esta tecnología o que nuevas capacidades le proveerá a su organización?
c. Si usted ha tomado una decisión de antemano, indique si este sitio dependerá de una base de datos para desplegar la información o si será HTML "estático".

2. PRESUPUESTO
a. Indique un rango de presupuesto que le permita a sus proveedores dimensionar su propuesta correctamente.
b. Indique si su organización está lista para empezar el trabajo o si usted tiene que conseguir el dinero para comenzar el proyecto.  Si usted necesita conseguir el dinero, los proveedores pueden ayudarlo a describir su proyecto para maximizar sus posibilidades de recibir presupuesto necesario..

3. TÉRMINOS Y CONDICIONES
a. La {ORGANIZACIÓN} debe ser dueña, tener acceso completo y tener el derecho de personalizar el código del sitio.
b. Términos de la propuesta:

i. Fechas relevantes (vea item #11 abajo)
ii. Propuestas deben ser entregadas a {nombre}. Copias deben ser {fechadas o recibidas} para {fecha, hora}.
iii. Por favor entregue {#} copias de cualquier propuesta enviada.
iv. Todas las propuestas deben incluir una carta de autorización para participar firmada por un principal de la empresa ofertante.y
v. Todas las propuestas deben utiilizar el formato de propuesta indicado en este RFP.
vi. Los proponentes no pueden discutir información de precios o serán descalificadas como oferentes al proyecto.
vii. Status del proponente: el proponente debe comunicar cualquier conflicto relevante de interés y/o cualquier asunto egal pendiente.

4. BACKGROUND DE LA ORGANIZACIÓN
a. Informe a los proveedores de su organización.  Provea enlaces a información en su sitio Web existente, si aplica.

i. Cuando fue su organización fundada?
ii. Cuantos miembros staff tiene su organización?
iii. Opcional: Cual es el presupuesto anual de operación?

5. AUDIENCIA
a. Defina la audiencia que utilizará el sitio.  Tiene usted definido el grupo de usuarios o "stakeholders" que utilizarán el sitio regularmente y tienen necesidades distintas?
b. Estará todo el sitio accesible al público general?
c. Necesita usted la capacidad de que sólo su staff o miembros tengan acceso especial a cierta información?

6. HERRAMIENTAS Y FUNCIONALIDAD
a. Componentes Esenciales: hay ciertas características que son esenciales a cualquier propuesta que usted vaya a considerar?
b. Componentes No-esenciales: Hay alguna otra característica de su sitio que le gustaría pero que no es esencial para sus propuestas?

7. NECESIDADES DE REPORTES
a. Si el sitio es manejado con una base de datos, qué tipo de información necesita obtener regularmente?

8. ESPECIFICACIONES DEL SITIO
a. Parámetros de Diseño
b. Accesibilidad/Usabilidad
c. Plataforma, si es aplicable
i. Es este un rediseño de un sitio actual? Si es así, en qué lenguaje está desarrollado el sitio actual? (ej. cold fusion, ASP, PHP, Dreamweaver, Joomla)
ii. En qué formato está albergado el sitio actual? (ej: NT, UNIX, Linux, Apache)
d. eCommerce
i. Utiliza actualmente un sistema eCommerce?
ii. Si lo usa, cual utiliza?

9. RECURSOS DE TECNOLOGÍA DISPONIBLE / CONSIDERACIONES DE INTEGRACIÓN
a. Tiene contenido de páginas Web existentes que desea añadir a su nuevo sitio? (Provea un mapa de su sitio actual indicando cuantas páginas deben ser transferidas)
b. Tiene bases de datos que necesitan ser importadas o conectadas al nuevo sitio?
c. Tiene sistemas e-Commerce, foros web u otras herramientas a las cuals debe conectarse el nuevo sitio?

10. RECURSOS DE STAFF
a. Punto de contacto / Administrador del proyecto
b. Tiene un "equipo Web" de miembros staff técnicos y no-técnicos que revisará las propuestas? Si no es así, considere armar uno.
c. Tiene staff tecnológico con el cual el proponente deberá trabajar?

11. CRONOGRAMA PROPUESTO:
(Por favor indique el cronograma al cual usted espera que el proponente cumpla)
i. Desarrolle un procedimiento para los RFP (incluya direcciones de correo para preguntas en el RFP)
ii. Fecha de publicación del RFP
iii. Envío de preguntas sobre el RFP
iv. Notificación de Intención de participar
v. Respuesta a todas las preguntas recibidas de los proponentes
vi. Fecha de recepción de propuetas
vii. Entrevistas con los finalistas
viii. Anuncio de proponente ganador
ix. Reuniones iniciales
x. Inicia periodo de cuarentena (no se agregan ya nuevos conceptos ni funcionalidades)
xi. Sitio beta
xii. Publicación de nuevo sitio

12. FORMATO PARA PROPUESTAS

1. Resumen Ejecutivo

2. Sección Técnica
a. Proceso de desarrollo web: explique el proceso que seguirá para desarrollar el sitio Web, incluyendo hitos importantes y evaluación
b. Indique estándares de usabilidad y pruebas
c. Indique cualquier tecnología de información y especificaciones utilizadas en su solución (lenguajes, plataforma, etc.)

3. Sección Administrativa
a. Estructura organizacional: proceso de comunicación; incluyendo lineas de reporte y cualquier herramienta especial utilizada.
b. Cronograma de entregables; incluya hitos importantes y propuestas de pruebas.

4. Sección de Presupuesto
a. Separe costos en renglones de horas de producción, herramientas y funcionalidades (Vea sección seis)
b. Mantenimiento y soporte: Identifique costos que deben ser asumidos como parte del mantenimiento y soporte que será necesario en el futuro.
c. Costos de licenciamiento: Identifique costos que deben ser pagados para desarrollar o albergar el sitio. (hosting).
d. Hosting: Identifique si es obligatorio o altamente recomendado albergar el sitio con su empresa.  Si el hosting es una opción o un requerimiento, provea los costos de las opciones.
e. Guía de entrenamiento y estilo:  Identifique costos de entrenar a su staff para utilizar las herramientas del sitio y provea una guía de estilo.
f. Otras áreas:  Por favor indique si hay otros gastos, costos de consultoría adicional, trabajo futuro, etc. necesario para completar este proyecto.

5. Adjuntos
a. Calficaciones y Experiencia: historia de casos relevantes con información para accesar demos en linea o ejemplos
b. Biografias de todos los que trabajarán en la cuenta
c. Referencias profesionales